Menulis email formal dalam bahasa Inggris untuk kebutuhan kerja atau akademik sering bikin bingung, apalagi kalau belum terbiasa. Kamu mungkin khawatir apakah kalimatnya sudah sopan, formatnya benar, atau pilihan katanya tepat.
Padahal, email yang rapi dan profesional bisa bikin kesan pertama yang positif di mata HRD, dosen ataupun kolega bisnismu.
Nah, di artikel ini, mimin bakal bahas tuntas contoh email formal bahasa inggris yang bisa kamu jadikan panduan. Tujuannya, biar kamu nggak lagi bingung dan bisa bikin email yang baik dan benar.
Struktur Dasar Email Formal
Sebelum kita masuk ke contoh email formal bahasa inggris, mimin mau bahas dulu nih soal strukturnya. Email yang bagus itu punya alur yang jelas, dari awal sampai akhir.
Tanpa struktur yang jelas, email kamu bisa jadi berantakan dan sulit dipahami. Sama kayak bikin bangunan, email juga butuh pondasi yang kuat biar kokoh.
Nah, secara umum, struktur email formal terdiri dari:
- Subjek (Subject Line): Ini bagian paling penting. Subjek harus singkat, jelas, dan informatif. Penerima email harus bisa langsung tahu isi email kamu dari subjeknya.
- Sapaan (Salutation): Sapaan yang sopan dan sesuai konteks. Contohnya “Dear Mr. Smith,” atau “Hello Professor Jones,”.
- Pembukaan (Opening): Di bagian ini, kamu bisa langsung nyebutin tujuan kamu mengirim email. Ini harus jadi kalimat pembuka yang kuat, lho.
- Isi (Body): Di bagian ini, kamu bisa ceritain lebih detail tentang maksud kamu. Gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan nggak bertele-tele.
- Penutup (Closing): Bagian ini fungsinya buat merangkum semua poin penting dari email kamu. Kamu bisa juga kasih tahu apa yang kamu harapkan dari penerima email (misalnya, balasan atau tindakan).
- Penandatangan (Signature): Tulis nama lengkap kamu, jabatan (kalau ada), dan informasi kontak.
Baca Juga: Langkah Menulis Email Formal Bahasa Inggris yang Efektif dan Sopan
Contoh Email Formal Bahasa Inggris untuk Kerja
Biasanya, email formal ke perusahaan digunakan untuk berbagai keperluan seperti melamar kerja, menanyakan status lamaran, atau mengajukan permintaan.
Berikut contoh email formal melamar kerja yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:
Subject: Application for Marketing Analyst Position
Dear Hiring Manager,
I am writing to express my interest in the Marketing Analyst position at ABC Company as advertised on your website. I have a Bachelor’s degree in Marketing and three years of experience in market research and data analysis.
Please find attached my resume and cover letter for your consideration. I would be grateful for the opportunity to discuss how my skills and qualifications align with your needs.
Thank you very much for your time and consideration.
Sincerely,
John Doe
john.doe@email.com
+123-456-7890
Pada contoh di atas, kamu bisa lihat penggunaan kalimat yang singkat tapi sopan, jelas, dan langsung ke tujuan. Jangan lupa untuk menyertakan lampiran seperti CV supaya perusahaan bisa tahu lebih lengkap tentang kamu.
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah lupa menulis subjek email atau menulisnya terlalu umum sehingga email tidak dibaca dengan serius.
Contoh Email Formal untuk Dosen
Kalau kamu mau kirim email ke dosen, entah itu untuk meminta izin tidak masuk, tanya materi, atau minta rekomendasi, bahasanya juga harus formal tapi nggak terlalu kaku.
Berikut contoh email formal dalam bahasa Inggris untuk dosen:
Subject: Request for Extension on Research Paper Submission
Dear Professor Smith,
I hope this message finds you well. I am writing to kindly request a one-week extension for submitting my research paper due to unexpected health issues.
I apologize for any inconvenience caused and assure you that I am doing my best to complete the paper as soon as possible. Thank you very much for your understanding.
Best regards,
Sarah Lee
sarah.lee@university.edu
Dalam contoh ini, penggunaan kalimat pasif seperti “I am writing to kindly request” dan “Thank you very much for your understanding” menunjukkan sopan santun yang penting sekali dalam komunikasi akademik. Email seperti ini harus singkat, sopan, dan to the point.
Contoh Email Formal Akademik
Subject: Request for Letter of Recommendation – Maria Lopez
Dear Dr. Brown,
I hope you are doing well. I am currently applying for the Erasmus Scholarship program and would be honored if you could provide me with a letter of recommendation.
During my time in your International Business class, I greatly appreciated your guidance, and I believe you can provide valuable insight into my academic achievements and potential. The deadline for submission is September 30, and the recommendation can be sent directly to the scholarship committee via email.
Thank you for considering my request. Please let me know if you require additional information.
Kind regards,
Maria Lopez
Email: maria.lopez@email.com
Phone: +44 123 456 789
Tips Tambahan Bikin Email Kamu Terlihat Profesional
Ternyata, meskipun kamu sudah punya contoh email formal bahasa Inggris, masih ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pilih Subjek yang Jelas
Jangan pernah kosongin subjek email! Subjek yang jelas akan memudahkan penerima email.
- Cek Lagi Tata Bahasa dan Ejaan
Setelah selesai nulis, baca ulang email kamu. Ada nggak salah ketik atau salah tata bahasa? Ini penting banget, lho.
- Jangan Gunakan Singkatan atau Emoji
Hindari singkatan seperti “btw” atau “ASAP” dan emoji. Ini membuat email kamu terlihat nggak profesional.
- Balas Tepat Waktu
Jangan tunda-tunda membalas email, apalagi yang formal. Ini menunjukkan kalau kamu punya etos kerja yang baik.
Upgrade Kemampuan Bahasa Inggris untuk Komunikasi Profesional
Mimin tahu, banyak dari kalian yang mungkin udah jago nulis, tapi masih terkendala di bahasa Inggris. Nggak bisa dipungkiri, kemampuan bahasa Inggris yang mumpuni itu penting banget. Mulai dari tata bahasa, pilihan kata, sampai struktur kalimat. Semuanya berpengaruh.
Untuk itu, mimin mau ajak Goldeners buat lebih serius lagi mempersiapkan diri. Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan ini adalah dengan mengikuti kursus bahasa inggris online untuk dewasa di Golden Online Class.
Di Golden Online Class, kamu akan dilatih nggak cuma untuk menulis email, tapi juga untuk menguasai bahasa Inggris secara menyeluruh.
Instruktur kami yang berpengalaman bakal membimbing kamu step by step, dari dasar sampai mahir, sehingga kamu bisa berkomunikasi dengan percaya diri, baik lisan maupun tulisan.
Jadi, jangan tunda lagi ya, Goldeners!
