Kamu harus memperhatikan detail, mulai dari pembukaan, isi, sampai penutup, supaya pesan yang dikirim terkesan profesional dan tepat sasaran. Kesalahan kecil, seperti penggunaan kata yang kurang tepat atau struktur yang berantakan, bisa membuat pesanmu diabaikan atau malah disalahartikan.
Kalau kamu sedang melamar pekerjaan, mengajukan proposal kerja sama, atau menghubungi dosen di luar negeri, cara menulis email formal bahasa Inggris yang benar adalah kunci utama untuk mendapatkan respons positif.
Nah, mimin akan ajak kamu membedah langkah-langkahnya secara detail.
1. Tentukan Tujuan Email dengan Jelas
Sebelum menulis, pastikan kamu tahu tujuan email tersebut. Apakah untuk mengajukan lamaran kerja, meminta informasi, atau mengatur jadwal pertemuan? Tujuan yang jelas akan memudahkan kamu menyusun kata-kata yang tepat.
Contoh:
Job application: I am writing to apply for the position of Marketing Specialist as advertised on your website.
Request for information: I would like to inquire about the availability of your training programs for 2025.
Kalau tujuan email nggak jelas, penerima bisa bingung mau merespons apa. Bahkan, email bisa saja diabaikan karena dianggap tidak penting.
2. Gunakan Subject Line yang Spesifik
Subject line atau judul email ibarat gerbang pertama yang akan dibaca penerima. Hindari judul yang terlalu umum seperti “Hello” atau “Question”. Gunakan subjek yang langsung menjelaskan isi email.
Contoh subject line yang efektif:
Application for Marketing Specialist – John Smith
Request for Collaboration – ABC Company
Dengan subjek yang jelas, penerima langsung tahu inti pesan tanpa harus membuka email terlebih dahulu.
3. Gunakan Sapaan yang Tepat
Bagian salam pembuka atau salutation harus disesuaikan dengan konteks dan hubungan kamu dengan penerima. Gunakan “Dear Mr./Ms. [Last Name]” jika tahu nama penerima. Kalau tidak tahu namanya, bisa gunakan “Dear Sir/Madam” atau “To Whom It May Concern”.
Contoh:
Dear Mr. Johnson,
Dear Admissions Committee,
Hindari sapaan santai seperti “Hi” atau “Hey” dalam email formal, kecuali kamu sudah punya hubungan profesional sebelumnya.
4. Tulis Pembukaan yang Sopan dan Menarik
Paragraf pertama sebaiknya menjelaskan alasan kamu mengirim email. Gunakan bahasa yang singkat, padat, tapi tetap sopan.
Contoh:
I hope this message finds you well. I am writing to express my interest in your upcoming seminar on digital marketing.
I am reaching out to request further details regarding your postgraduate program in Business Administration.
Hindari kalimat pembukaan yang terlalu panjang atau bertele-tele karena bisa membuat penerima kehilangan minat membaca.
5. Susun Isi Email dengan Rapi
Bagian isi adalah inti dari email formal. Gunakan paragraf terpisah untuk setiap poin penting agar mudah dibaca. Kalau perlu, gunakan bullet point atau penomoran. Tips:
- Gunakan kalimat aktif untuk kejelasan.
- Sisipkan detail yang relevan (tanggal, lokasi, nomor referensi).
- Hindari singkatan tidak baku seperti “u” untuk “you”.
Contoh:
I would like to schedule a meeting to discuss the partnership proposal. I am available on Monday or Wednesday next week, and I can adjust my schedule if necessary.
6. Gunakan Kalimat Penutup yang Profesional
Sebelum menutup email, pastikan kamu menyampaikan apresiasi atau harapan tindak lanjut.
Contoh:
Thank you for your time and consideration. I look forward to your response.
I appreciate your attention to this matter and hope to hear from you soon.
Kalimat penutup yang baik menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme.
7. Akhiri dengan Tanda tangan
Signature atau tanda tangan di email formal harus memuat informasi kontak seperti nama lengkap, jabatan, perusahaan (jika ada), nomor telepon, dan alamat email.
Contoh:
Best regards,
John Smith
Marketing Specialist – XYZ Company
Phone: +62 812 3456 7890
Email: john.smith@email.com
Baca Juga: Contoh Email Formal Bahasa Inggris untuk Kerja dan Akademik
8. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
Sebelum menekan tombol kirim, baca ulang email untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa. Kamu bisa menggunakan alat bantu seperti Grammarly untuk membantu pengecekan grammar.
Ingat, email formal yang dikirim tanpa dicek ulang bisa membuat kesan kurang profesional, apalagi jika ada typo di bagian penting seperti nama penerima.
9. Penggunaan Bahasa yang Tepat dan Sopan
Kalau kamu ingin emailmu dibaca dan ditanggapi dengan serius, pastikan menggunakan bahasa yang tepat dan sopan.
Gunakan kalimat pasif jika perlu untuk memberikan kesan formal, contohnya “The report has been submitted” daripada “I have submitted the report”.
Hindari juga bahasa gaul atau bahasa yang terlalu santai seperti “gonna” atau singkatan-singkatan yang membuat kesan tidak profesional. Selain itu, hati-hati dalam memilih kata agar tidak terdengar terlalu kasar.
10. Hal yang Perlu Dihindari dalam Menulis Email Formal
Saat menulis email formal, ada banyak hal yang perlu kamu hindari supaya email tidak salah paham atau malah diabaikan.
Pertama, jangan pakai huruf kapital semua karena terkesan berteriak.
Kedua, hindari kalimat yang ambigu atau terlalu panjang karena membuat penerima bingung.
Ketiga, jangan lupa selalu proofread email kamu agar tidak ada typo atau kesalahan grammar yang bisa bikin image kamu menurun.
Kalau kamu merasa masih belum percaya diri dengan kemampuan menulis email formal bahasa Inggris, jangan khawatir. Banyak yang pernah mengalami kesulitan dan membuat kesalahan yang sama. Yang penting adalah terus latihan dan belajar dari sumber yang kredibel.
Contoh Email Formal yang Sopan
Biar kamu makin jelas, mimin kasih contoh cara menulis email formal bahasa inggris berikut ini. Kamu bisa tiru strukturnya dan sesuaikan dengan kebutuhan kamu.
Subject: Application for [Nama Posisi] – [Nama Anda]
Dear [Nama Manajer HR atau Rekruter],
I am writing to express my strong interest in the [Nama Posisi] position at [Nama Perusahaan], which I saw advertised on [Sebutkan platform]. I have attached my resume and cover letter for your review. My skills in [Sebutkan keahlian relevan] would be a valuable asset to your team. My passion for this field was developed through my experience at [Nama Perusahaan Sebelumnya].
Thank you for your consideration. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
[Nama Lengkap Anda]
[Nomor Telepon]
Nah, Goldeners, sekarang kamu sudah punya gambaran jelas tentang bagaimana cara menulis email formal bahasa Inggris yang efektif dan sopan. Mimin yakin dengan praktik rutin, kamu akan semakin lancar dan percaya diri menggunakan bahasa Inggris dalam komunikasi profesional.
Kalau kamu ingin lebih serius belajar dan mendapatkan bimbingan khusus, mimin sangat menyarankan untuk ikut kursus bahasa inggris online untuk dewasa di Golden Online Class. Program ini dirancang khusus buat kamu yang ingin upgrade kemampuan bahasa Inggris secara fleksibel dan praktis dari rumah.
Yuk, jangan ragu untuk mulai perjalanan belajarmu sekarang juga bareng Golden Online Class!
